보내기 전에 전자 메일을 쓰는 시간을 줄이기 위해 전자 메일을 쓰지 마십시오.
전자 메일은 비즈니스를위한 주요 의사 소통 수단으로 성장했으며 많은 고객과 공동 작업자가 사용자와 통신 할 수있는 유일한 방법 일 수 있으므로 전자 메일에 표시되는 전문 이미지가 중요합니다. 잠시 시간을내어 모든 전자 메일의 컨텍스트를 반영하면 곤란한 실수를 저 지르지 않고 양산과 홍보를 위해 의사 결정을 내릴 수있는 사람들에게 긍정적 인 인물을 반영 할 수 있습니다.
응답에서 요구되는 우선 순위와 노력에 따라 24 내의 전자 메일에 48 시간 내에 응답하십시오. 그러나 조치가 필요하지 않은 경우 전자 메일에 회신하지 마십시오. 전자 메일로 사람의받은 편지함을 가득 채우며 "감사합니다." 중요한 정보 나 필요한 조치가있는 다른 전자 메일을 놓칠 수 있습니다.
인사말과 인사말을 전자 메일에 포함하십시오. 그들은 전자 메일을 보낸 사람과받는 사람을 한 눈에 정의하는 데 도움이됩니다. 전자 메일 대화에 더 많은 사람들이 포함되면 이것이 중요 해집니다. 당신이 잘 모르는 사람들에게 "친애하는 닥터 존스"또는 "친애하는 사라 스미스"와 같은 더 공식적인 인사를 사용하십시오. 당신은 수령인과 전문적인 관계를 발전시킬 때이 이름을 짧게 할 수 있습니다. 마찬가지로 "근실하게", "따뜻한 감사"와 같은보다 공식적인 인사말로 닫습니다. 이를 생략하고 덜 정식 인 전자 메일로 이름을 서명하기 만하면됩니다.
직책, 부서 및 전체 연락처 정보를 포함한 전문 서명을 포함하십시오.
블라인드 카본 카피가있을 때 "모두에게 회신하지 마십시오."- "숨은 참조"- 수신자는 원래 보낸 사람의 허가를 먼저 얻지 못합니다.
간결한 방식으로 전자 메일의 본문을 작성하고 짧은 단락으로 제한하십시오. 추가 정보를 전자 메일 첨부 파일로 첨부하십시오. 전문 용어를 사용하여 특수 용어, 이모티콘, 느낌표, 속어 또는 설명되지 않는 약어의 사용을 피하십시오. 단락 사이에 빈 줄을 추가하면 쉽게 읽을 수 있습니다.
전자 메일에 첨부 파일이 포함되어 있거나 추가로받는 사람을 추가 할 때 나타냅니다. 예를 들어, "저는 지난 분기의 결과를 Microsoft Excel 스프레드 시트로 첨부했습니다."또는 "Deborah Smith가 회계 문제를 해결할 수 있도록 도와주었습니다."
기밀 정보 또는 독점 정보를 전자 메일에 포함시키지 마십시오.
팁
- 일부 전자 메일 프로그램은 연락처 정보와 함께 서명을 자동으로 포함하도록 형식을 지정할 수 있습니다. 필요하지 않을 때 공간을 절약하기 위해 삭제할 수 있습니다.
